Tema 8. Control

Control como importancia en el trabajo del administrador 

Control
Fuente:https://bit.ly/33sDB3l

Ayuda a los administradores a tener éxito en sus otras tres funciones: planear, organizar y la consecución de las metas de la empresa, ya que son un medio para coordinar las actividades de los empleados y para integrar los recursos en toda la estructura de la compañía.

Establecimiento de estándares

Los estándares se definen como los criterios de desempeño para cumplir los planes trazados, midiendo las metas y objetivos para lograr su cumplimiento.

Medición del desempeño

Ocasionalmente predicen posibles desviaciones a los estándares establecidos por la empresa, pero siempre es recomendable no confiar en esta habilidad, sino establecer un sistema de control que asegure las desviaciones al desempeño de los empleados.

Corrección de desviaciones

Si el desempeño es medido con efectividad, es más fácil corregir las desviaciones, éstas se pueden corregir modificando los planes y trazando nuevas metas o bien, reasignando personal o funciones administrativas.

El control como un sistema de realimentación

Fuente: apuntes de administración.

Controles efectivos

Se debe de tener un sistema de control adecuado y efectivo para asegurarse del éxito de sus planes.

Adaptar los controles a los planes y puestos

Todas las técnicas y sistemas de control deben de reflejar los planes para los que fueron diseñados. También deben ser adaptados a los puestos.

Adaptar los controles a los administradores individuales

Los sistemas de control tienen como propósito el ayudar a los gerentes individualmente a desarrollar mejor su función administrativa de control.

Diseñar controles para señalar excepciones en puntos críticos

El control efectivo requiere que los gerentes pongan mayor atención a las cosas realmente importantes.

Buscar objetividad en los controles

El control efectivo requiere de estándares objetivos, precisos y adecuados.

Asegurar la flexibilidad de los controles

todos los sistemas de control deben ajustarse a la cultura de la organización. Los sistemas de control deberán ser adaptados de acuerdo al estilo de liderazgo que practique la organización.

Lograr la economía de controles

La economía o el valor de los sistemas de control es relativa, ya que los beneficios del control varían de acuerdo a la importancia de la actividad, el tamaño de la operación, el gasto que se pudiera incurrir.

Establecer controles que lleven a acción correctiva

Un sistema efectivo de control detallará dónde existen las fallas y quién es el responsable de ellas, garantizando que se tomen las medidas correctivas de inmediato.

Tema 7. Dirección

Factores humanos en la administración 

Para que los objetivos y las metas que se tienen en una organización es importante saber dirigir, para que en conjunto se logre el éxito utilizando todo el potencial.

Multiplicidad de roles 

Los gerentes, como los empleados, son mucho mas que factores productivos de la administración de cualquier organización.

No hay persona promedio

Todas las personas somos únicas, tenemos diferentes ambiciones, metas, actitudes y deseos, diferentes habilidades y potenciales.

Importancia de la dignidad humana

En toda organización los empleados deben ser tratados como seres humanos.

Consideración de la persona como un todo

una persona tiene un conjunto de conocimientos, características, actitudes y rasgos de personalidad en diferentes grados que deben considerarse como un todo.

Teorías de la motivación 

La motivación es una palabra que se utiliza para referirnos a todo tipo de impulsos, deseos, necesidades y anhelos. Todas las necesidades varia en intensidad y deseo con el tiempo y la posición de cada individuo.

Teorías
Fuente: apuntes de administración 

Comportamientos y estilos de liderazgo 

El liderazgo es el arte o proceso de influir en los empleados de una organización para que estén dispuestos a participar en el logro de las metas.

El principio fundamental de liderazgo es:

Las personas tienden a seguir a aquellos que, desde su punto de vista, les ofrecen un medio para satisfacer sus metas personales, cuanto más comprendan los administradores qué motiva a sus subordinados y cómo operan estos motivadores, y cuanto más reflejen esta comprensión al realizar sus acciones gerenciales, más probable es que sean líderes efectivos.

Estilo basado en el uso de autoridad 

Liderazgo autocrático 

Es el que ordena y espera cumplimiento, es dogmático y positivo, dirige basado en recompensas y castigos.

El liderazgo democrático o participativo

Es el que practica la consulta con los empleados sobre las acciones y decisiones propuestas y motiva la participación.

El liderazgo de rienda suelta o liberal

Da mucha libertad e independencia a sus subordinados para realizar sus actividades.

La rejilla gerencial

Es un dispositivo útil para identificar y clasificar los estilos de liderazgo dentro de las organizaciones.

Estilo 1.1

Este estilo se refiere a que los administradores se preocupan muy poco por la producción y por las personas, y participan poco o nada en sus tareas, actúan como mensajeros comunicando información de los superiores a los subordinados.

Estilo 9.9

Son los que demuestran verdadero interés tanto en la producción como en las personas.

Estilo 1.9

Los gerentes sólo se preocupan por promover un estado relajado, amistoso y feliz. Nadie se preocupa en hacer un esfuerzo por lograr las metas de la organización.

Estilo 5.5

Este estilo de liderazgo es donde los gerentes están medianamente orientados a la producción y medianamente a las personas

Liderazgo como un continuo

La teoría del continuo afirma que el estilo de liderazgo apropiado depende de el líder, los seguidores y de la situación.

Comunicación en la organización

Se entiende como comunicación la transferencia de información de un emisor a un receptor, siendo comprendida la información por el receptor.

Fuente: apuntes de administración.

Fuente: apuntes de administración.

Tema 6. Organización

Organizar:

Son relaciones laborales en las que la un grupo de personas colabora entre si para lograr las metas de la organización.

• Dividir tareas 
• Agrupar los puestos y empleados
• Asignar autoridad y obligación 

Organización formal 

Crea ambiente para que los esfuerzos individuales y grupales de los trabajadores en cualquier espacio de tiempo contribuyan al logro de sus objetivos y metas.

Organización informal 

Asociación de individuos en cualquier actividad, sin propósito personal o explicito de la organización.

División organizacional 

Organización: grupo de personas estructuradas en actividades dirigidas a una meta.

Estructura organizacional: patrones diseñados por directivos para tareas de trabajo, labores individuales, establecer relaciones y coordinar actividades organizacionales.

Organigrama: representación gráfica (estructura de las tareas, personal encargado de realizarlas)

Departamentalización

Subdivisión del trabajo en puestos y tareas.

Departamentalización
Fuente: http://cort.as/-SHZT

Función: se da de acurdo a las funciones de la empresa (finanzas, ventas, recursos humanos, producción...)

Modalidades básicas de departamentalización 

• Función.
• Territorio o geografía.
• Grupo de clientes.
• Por productos.
• Por procesos .

Concepto de autoridad en linea y staff

Autoridad en linea: es la autoridad lineal que tiene un superior sobre un subordinado, se debe tener bien definida la linea de autoridad de la alta dirección hacia abajo mas clara sera la toma de decisiones.

Delegación de autoridad: cuando un superior otorga la facultad a un subordinado de tomar decisiones.

el proceso de delegar

• Determinar los resultados esperados de una posición. 
• Asignación de tareas a la posición.
• Delegar autoridad para el cumplimiento de las mismas.
• Generar responsabilidad en la persona que ocupa la posición.

Tema 5. Planeación

Planeación 

Es la primera función del proceso administrativo, incluye definir los objetivos y metas de la organización, así como el establecimiento de las estrategias generales para alcanzarlas.

En esta etapa se prepara una gran variedad de planes para definir las actividades a realizar y como se deben coordinar.

Objetivo

Definir lo que la organización desea hacer y como lo desea hacer.

Consiste en saber dónde estamos y a dónde queremos ir.

Tipos de planes:

Misión o propósito:

¿Qué somos?, ¿Qué hacemos?, ¿a dónde vamos?.

Objetivos o metas:

Marcan las directrices hacia donde se dirige la organización. 

Estrategias:

Se define como la manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo dentro de una empresa y la implementación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar las metas.

Políticas:

Son declaraciones escritas o verbales que guían y direccionan el pensamiento para una buena toma de decisiones.

Procedimientos:

Son acciones especificas que establecen una forma de acción necesaria y única para actividades futuras, son actividades con secuencia cronológica y ordenada.

Reglas:

No permite desviaciones, define las formas de actuar especificas y necesarias para cualquier curso de acción. 

Programas:

son un conjunto de procedimientos, metas, tareas, planes a seguir y demás actividades para llevar a cabo un plan determinado.

Presupuesto:

Informe de resultados esperados, el cual se expresa en términos numéricos.

Términos medibles (financiero, producción, horas-maquina).

Pasos de la planeación

Estar consciente de las oportunidades

Todos los gerentes deben tener la sensibilidad y el conocimiento de su empresa para poder conocer sus fuerzas y debilidades, para poder visualizar sus oportunidades y lograr el éxito comercial.

Establecer objetivos

Establecer claramente los objetivos de toda la empresa y cada nivel de la organización.

Los objetivos nos indican los resultados que espera la organización e indican el rumbo final que se quiere y debe hacerse.

Desarrollar premisas
Es una suposición acerca del ambiente donde se desarrollaran los planes 

Determinar cursos de alternativa
Analizar y buscar alternativas de acción que se tengan al alcance, así como las mas importantes. 

Evaluar costos de alternativa
Es evaluar y analizar las alternativas y decidirse por las mas viables para el negocio.

Seleccionar un curso 
Donde se debe tomar la desición del rumbo que se tomara.

Formular planes derivados
Se elaboran los planes básicos a seguir.

Cuantificar planes mediante presupuestos 
Plasmarlos en un presupuesto, así como cuantificarlos en algo cuantificable y medible 

Objetivo
Es lo mas importante dentro de una organización, ya que permite plasmar hacia donde se dirige las actividades que se realizan.
Corto plazo (1 mes- 1 año)
Mediano plazo (1-3 años)
Largo plazo (5 años en adelante)

Proceso de planeación estratégica
Fuente: apuntes de fundamentos de administración.

Matriz FODA

La comparación de amenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y debilidades internas de la organización.

Matriz FODA
Fuente:https://bit.ly/2Oy77AC

Tema 4. Tipo de organizaciones.

Organización

Es una asociación deliberada de personas reunidas sistemáticamente para lograr un propósito especifico.

Características

Primera: tiene una finalidad expresada en metas.

Segunda: están compuestas por personas.

Tercera: tienen una estructura de organización que define y limita las actividades de sus miembros.

Organización lucrativa:

Tiene como objetivo obtener una utilidad (ganancia) económica por ofrecer sus productos o servicios a sus clientes.

Organización no lucrativa:

Sus metas y objetivos no persiguen utilidad económica, las metas están orientadas a resolver problemas sociales.

Tipos de organizaciones mercantiles 

Empresa individual 

Esta compuesta por una sola persona la cual es el único dueño, quien la maneja y la mayoría de las veces la financia. (despachos de abogados, estéticas y floristas).

Sociedades civiles 

Es una asociación de 2 o mas personas que deciden establecer un negocio con fines de lucro.

es recomendable realizarlas por escrito para evitar dificultades entre los socios, estableciendo condiciones y los términos de operación entre los mismos.

Sociedad anónima

Es una sociedad mercantil con personalidad propia independientemente de sus dueños, puede poseer bienes mueble e inmuebles, celebrar contratos con otras organizaciones mercantiles.

Este tipo de sociedad esta mas sujeta a pagar impuestos.

Es una entidad jurídica con experiencia y vidas propias, independientemente de sus dueños, no tienen responsabilidad personal por las deudas de la entidad.

Esta autorizada por el gobierno del lugar donde se constituye.

Sociedades mercantiles
Fuente: https://bit.ly/2VuuNHN

Cooperativa:

Es una sociedad mercantil constituida por personas con intereses comunes por bajar costos de operación, y aumentar sus ingresos económicos. (tiene responsabilidad limitada y un plazo de vida ilimitado).

Sus decisiones se sujetan a un consejo de administración integrado por miembros elegidos por votación.

Franquicia:

Es una forma de organización mercantil que basta con un arreglo comercial entre un franquisiante(aporta el concepto de producto o tipo de negocio) y el franqucitario, que es la persona de distribuye los productos.

El franquicitario obtiene los derechos para producir un producto especifico y la compañía que vende la franquicia obtiene una cuota por regalías. 

Franquicia
Fuente:https://bit.ly/2q0woJE

Tema 3. El trabajo del administrador

Enfoque de los roles gerenciales 
Observa lo que hacen los gerentes diariamente, para llegar a conclusiones de que tipo de roles desarrollan diariamente.
Esta basado en los estudios de Henry Mitntzberg, afirma que los gerentes no solo realizaban las funciones básicas si no que desarrollan mas roles.

Roles en áreas

• Rol de figura central 
• Rol de líder 
• Rol de enlace

Roles informativos 

• Rol de receptor 
• Rol de diseminador 
• Rol de vocero 

Roles de decisión 

• Rol empresarial 
• Rol manejador de disturbios 
• Rol de negociador 

La administración con enfoque de proceso 

La administración con enfoque de proceso
Fuente:https://bit.ly/2AZfrBq

Se considera que las acciones del proceso administrativo son actividades que se ejecutan de manera circular y continua en toda la organización.

Administración con enfoque por función

A la organización por departamentos de acuerdo con lo que la gente hace, se llama departamentalización, los trabajadores son agrupados por habilidades, perfiles y experiencia.

Algunos pueden cambiar de nombre según la orientación de la empresa pero siempre estarán basados en:

Organigrama por función
Fuente: apuntes de administración 

Tema 2. Las escuelas de la administración a través de los tiempos.

Teoría clásica de Frederick Taylor 

Taylor es considerado el padre de la administración científica.

su preocupación era elevar la productividad de los trabajadores mejorando la eficiencia en la producción, mejor paga y ambiente de trabajo para las personas.

Objetivo de la administración científica de Taylor 
persigue la eficiencia de la organización mediante la aplicación de la ciencia para el análisis de los puestos operacionales, incluye una minuciosa selección y capacitación de los trabajadores y un apoyo de supervisión.

Principios de administración de Taylor:

Teoría clásica
Fuente: https://bit.ly/2otc5UH

• Definir la mejor manera de hacer las cosas, evitando el trabajo empírico.
• Buen ambiente de trabajo.
• Buscar la cooperación grupal mas que el individualismo.
• Máximos resultados.
• Prosperidad de los empleados y de la empresa.
• Desarrollar una ciencia para cada puesto de trabajo.
• Seleccionar trabajadores con habilidades 
• Incentivos económicos.

Teoría administrativa de Henri Fayol.

Padre de la administración moderna.

Administración es un conjunto de actividades universales.

Proceso administrativo

Define la administración adecuada de las organizaciones y de las personas.

(planear, organizar,dirigir, coordinar y controlar).

Enunciados de su teoría:

• División del trabajo: aumenta eficiencia.
• Unidad de mando: los empleados reciben ordenes del superior.
• Disciplina: los empleados deben respetar las reglas.
• Unidad de dirección: la empresa solo debe tener un plan de acción.
• Remuneración: el trabajador recibe un pago justo.
• Espíritu de grupo:fomentar un ambiente de trabajo.
• Autoridad:los gerentes dan ordenes.
• subordinación de los intereses personales a los intereses de la organización: la organización es prioridad.
• Equidad: los gerentes deben ser amables.
• Estabilidad: la rotación de empleados es ineficiente.
• iniciativa: llevar a cabo los planes 
• Espíritu de grupo: disfrutar la armonía. 

Ciencias del comportamiento.

Los estudios científicos de hawthorne llevados a cabo por Elton Mayo, con respecto al comportamiento en las organizaciones , afirmo que la productividad de los trabajadores se debía principalmente a factores sociales y de las relaciones humanas.

Resultados de Elton Mayo 

Teoría de sistemas
Fuente: https://bit.ly/33l1EBc

• Desarrollo del enfoque de relaciones humanas en la administración.
• Competitividad de los trabajadores.
• Productividad a partir de la supervicion.
• Grupos informales dentro de la organización.
• Impacto de aspectos sociales en la productividad.

Teoría de sistemas

1. Insumos.
2. Prosesos de transformacion.
3. Productos.
4. Retroalimentacion.

El enfoque de sistemas supone a la empresa como un sistema abierto.

Un sistema abierto interactúa con el medio externo y transforma recursos de entrada en servios finales.

Tema 1. ¿Qué es la administración?

Administración
Fuente: https://bit.ly/2LWHeJ9

La administración:

Es la realización de todas aquellas actividades que permiten crear un ambiente de trabajo, para que las personas que laboran en una organización logren sus objetivos de manera eficiente.

Consiste en coordinar todas las actividades de una organización, para que se realicen de manera eficiente y eficaz.

Negocio:

organización cuyo objetivo es obtener utilidades, ofreciendo productos y servios para satisfacer las necesidades de los consumidores.

Proceso administrativo que deben seguir los administradores:

Proceso administrativo
Fuente: http://cort.as/-SHXB

Planeación: se define la misión, objetivos y metas de la organización, así como las estrategias generales a seguir y que las mismas se cumplan.

De igual manera se desarrolla una jerarquía de los planes para definir y coordinan las actividades que se llevaran acabo.

Organización: se establece una estructura de roles, la cuales determinan la serie de actividades que se realizaran, quien las ejecutara y la ralación que hay entre si.

En esta función se designan las tareas al personal capacitado y capaz para que se logren de manera satisfactoria los objetivos de la empresa.

Integración del personal: en esta función se debe mantener el personal humano en todas las áreas de la organización para que las funciones se logren de manera eficaz y eficiente. 

Dirección: se mantiene la motivación y liderazgo para que el empleado se sienta suficientemente motivado para que así se mantenga en la búsqueda de los objetivos de la organización.

Controlar: se vigila, mide o corrige el desempeño del personal dentro de una organización y se compara con las normas políticas u objetivos de la misma, para relazar o no correcciones.

Habilidades gerenciales: 

son conocimientos, comportamientos, destrezas y actitudes que debe tener una persona para ser eficiente dentro de una organización.

Niveles administrativos:

Altos directivos: tienen el mayor poder y llevan la responsabilidad global de la empresa. (Director general).

Gerentes medios: cumplen las metas de los altos directivos y coordinan el trabajo de los administradores de la primera linea. (Gerente de ventas).

Administradores de primera linea: son el nivel inferior son llamados supervisores. (Supervisor).

Habilidades administrativas:

Habilidades para las relaciones humanas: entender a los demás e interactuar de forma efectiva para lograr las metas.

Habilidades técnicas: conocimientos y habilidades para realizar la mecánica de un trabajo particular.

Habilidades para la administración global: operar en distintos entornos culturales.

Habilidades conceptuales: entender las relaciones de las partes con el todo.

Habilidades políticas: capacidad de un gerente para mejorar su posición dentro de una organización, así como establecer los contactos dentro de la misma.

Tipos de decisión: 

Programadas y no programadas.

Proceso para la toma de decisión:  

1. Reconocer la necesidad de una decisión.
2. Analizar y definir el problema u oportunidad.
3. Desarrollar las opciones
4. Seleccionar las opciones deseadas.
5. Poner en practica la opción deseada.
6. Evaluar los resultados.

Eficiencia: "hacer las cosas bien"

Eficacia: "hacer las cosas correctas"

Productividad: la relación de salidas-insumos dentro de un periodo de tiempo, tomando en cuenta la calidad.

Efectividad: logro de metas y objetivos.

Eficiencia: alcanzar los mismos objetivos con la menor cantidad de recursos.

Ineficacia: baja productividad o mala administración, malos resultados y cierres de empresas.